A Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) passará a receber processos e documentos relacionados às atividades de auditoria e controle exclusivamente pelo Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais (Sigadoc). Processos físicos relativos a essas duas atividades finalísticas do órgão central de controle interno do Governo de Mato Grosso não serão mais recebidos, adverte o órgão.

O recebimento exclusivamente pelo Sigadoc está sendo feito gradativamente, conforme os tipos de processos. Dessa forma, a partir desta quinta-feira (15.07), processos previdenciários, de admissão e contratação temporária de pessoal e de tomada de contas especiais não serão mais recebidos no protocolo físico, somente pelo Sigadoc.

A cada semana, novos processos serão integrados nessa sistemática. E a partir do mês de agosto deste ano, todo o envio de documentos à CGE deverá ser feito exclusivamente pelo sistema.

A CGE começou a utilizar o sistema em março deste ano para os documentos e produtos de controle preventivo e auditoria. Todo o trâmite dos produtos entre os setores da CGE, para despacho dos superintendentes e secretário-adjunto e homologação do secretário-controlador, por exemplo, passou a ser feito pelo sistema, sem a necessidade de impressão.

Agora, a CGE avança em mais uma etapa de implantação do sistema no órgão, ao passar a enviar os produtos aos órgãos estaduais correspondentes e receber documentos e solicitações de informações das secretarias somente pelo Sigadoc, e não mais de forma física.

O uso exclusivo do Sigadoc para a remessa de processos das atividades de auditoria e controle foi informado antecipadamente aos órgãos estaduais, por meio das Unidades Setoriais de Controle Interno (Unisecis). 

Os gestores das Unisecis, inclusive, participaram de reunião online específica sobre o assunto, momento no qual também foi demonstrado como utilizar a ferramenta. “Apresentei a eles o Sigadoc, as funções básicas e como acessar os produtos de auditoria quando enviados pela CGE aos órgãos”, ressalta o superintendente de Desenvolvimento do Controle Interno da Controladoria, Norton Glay Sales dos Santos.

Grupo de trabalho 

Para a inserção dos produtos no sistema, a CGE criou grupo de trabalho interno envolvendo representantes de diversos setores, tais como Gabinete, Núcleo de Gestão Estratégica para Resultados (Nger) e Superintendência de Inteligência. O trabalho teve a supervisão da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), responsável pelo desenvolvimento e administração do sistema.

A ideia é proporcionar economia com impressão e transporte (abastecimento de combustível dos veículos oficiais) para entrega dos trabalhos, bem como agilidade nas análises da Controladoria. “O esforço conjunto de adesão ao Sigadoc é uma diretriz da alta gestão da CGE, em atendimendo à demanda do governador do Estado, de busca pela eficiência e modernização administrativa”, observa o secretário-controlador geral do Estado, Emerson Hideki Hayashida. 

Segundo o superintendente de Inteligência da CGE-MT, Aprígio Guilherme Miranda de Freitas, o trabalho durou quatro meses e envolveu atividades como identificação dos processos, análise e definição das integrações com outros sistemas eletrônicos, revisão da tabela de temporalidade de documentos da Controladoria e elaboração do fluxo e modelos dos processos do órgão de controle no Sigadoc.

Ouvidoria 

Os processos e documentos relativos às atividades de ouvidoria e transparência também já estão em tramitação pelo Sigadoc, tanto entre os setores da CGE quanto entre a CGE e os órgãos estaduais.   

O envio de processos relativos a denúncias registradas na Rede de Ouvidorias do Estado aos secretários de estado, por exemplo, para conhecimento e providências, está sendo feito somente pelo sistema eletrônico.

“Desde junho, não criamos mais nenhum processo físico na Ouvidoria Geral”, destaca a secretária-adjunta de Ouvidoria Geral e Transparência em substituição, Aline Landini.

Corregedoria

A próxima etapa dos trabalhos no âmbito da CGE já está em andamento para que os processos da atividade de correição, como instruções sumárias, procedimentos disciplinares e de responsabilização, passem a ser tramitados exclusivamente pelo sistema eletrônico.

Para tanto, a equipe da Secretaria Adjunta de Corregedoria Geral da CGE vai editar instrução normativa que definirá os tipos de processos que deverão circular pelo Sigadoc, classificações de sigilo, modo de transição dos processos que tramitam atualmente em meio físico para o meio digital e formas de acesso a partes externas, como advogados, Poder Judiciário e Ministério Público. 

“Os processos correcionais são instrumentos de prova e seus resultados impactam sobremaneira a vida dos servidores. Por isso, precisamos fazer a transição de modo planejado e estruturado. Precisamos considerar a interface da CGE com os demais órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, com órgãos de outros Poderes e com os advogados que atuam nos processos disciplinares e processos de responsabilização de empresas”, ressalta o superintendente de Processos de Agentes Públicos da CGE-MT, Paulo Farias Nazareth Netto.

Auxílio

No caso de dúvidas ou dificuldades no envio de documentos à CGE pelo Sigadoc, a equipe da Superintendência de Inteligência está à disposição dos órgãos estaduais para ajudar. Para tanto, basta entrar em contato pelo e-mail: si@controladoria.mt.gov.br.