A Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplag) implanta a partir desta sexta-feira (23) seis novos processos administrativos no Sistema Integrado da Gestão Administrativa Documental (Sigadoc).

A medida tem como objetivo ampliar o uso do Sigadoc na administração pública, dar celeridade aos processos administrativos recebidos de órgãos externos, permitindo resposta em tempo hábil e contribuir para melhoria da transparência.

A partir de agora os processos de comunicação de renúncia de recurso, encaminhamento de pedido, informação ou indicação legislativa; comunicação, informação ou envio de documento sem pedido de providências; solicitação de providências, informações ou documentos de órgãos externos; solicitação de cessão de bem ou patrimônio público; encaminhamento de notificação judicial ou do Ministério Público; e convite, convocação ou comunicação de evento (não legislativo) serão feitos exclusivamente através do sistema.

Para efetivar a utilização da ferramenta, a Secretaria Adjunta de Patrimônio e Serviços, realizou um treinamento online nesta quinta-feira (22) com os servidores integrantes das unidades de direção e assessoramento superior para mostrar os principais documentos e seus fluxos que estarão ligados diretamente aos gabinetes das secretarias. Também serão disponibilizados no site da Seplag vídeos orientativos sobre o cadastramento e fluxo desses novos documentos e processos.

Conforme a secretária adjunta de Patrimônio e Serviços, Karollyne Martimiano, a implementação de novos documentos no Sigadoc garantirá maior celeridade aos processos administrativos e reduzirá o uso de papel. “Um dos nossos principais objetivos é ser eficiente em todas as áreas de atuação. Com a implementação desses novos procedimentos minimizaremos custos com impressões e contribuiremos diretamente com a sustentabilidade do meio ambiente”.

A ferramenta Sigadoc faz parte dos eixos Simplifica MT e Transparência Pública do programa Mais MT. Ela visa eliminar o uso de papel, otimizar recursos e digitalizar processos na administração pública.

Com a ferramenta é possível fazer a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental, ou seja, é o sistema oficial do governo para gestão de documentos digitais.

Auditoria e controle

Desde o último dia 15 a Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) passou a receber processos e documentos relacionados às atividades de auditoria e controle exclusivamente pelo Sigadoc.

Desde então os processos previdenciários, de admissão e contratação temporária de pessoal e de tomada de contas especiais deixaram de ser recebidos no protocolo físico.

Os processos e documentos relativos às atividades de ouvidoria e transparência também já estão em tramitação pelo sistema, tanto entre os setores da Controladoria quanto entre a CGE e os órgãos estaduais.   

O envio de processos relativos a denúncias registradas na Rede de Ouvidorias do Estado aos secretários de estado, por exemplo, para conhecimento e providências, está sendo feito somente pelo sistema eletrônico.

Para a inserção dos produtos no sistema, a CGE criou grupo de trabalho interno envolvendo representantes de diversos setores e contou a supervisão Seplag, responsável pelo desenvolvimento e administração do sistema.