Medida vai gerar economia com impressão e transporte para entrega dos trabalhos às secretarias estaduais, bem como agilidade nas análises da CGE

A Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) é o primeiro órgão do Governo de Mato Grosso a implantar os produtos de sua atividade finalística no recém-lançado Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais (SIGA-DOC).  A partir deste mês, passam a ser tramitados pelo sistema oficial todos os documentos e produtos de controle preventivo e auditoria elaborados pela CGE-MT.

Para cada ordem de serviço expedida aos auditores do Estado, será aberto um processo no SIGA-DOC, onde serão digitalizados e armazenados todos os documentos, papeis de trabalho, matrizes de auditoria, bem como o próprio relatório ou parecer de auditoria.

Todo o trâmite dos produtos entre os setores da CGE, para despacho dos superintendentes e secretário-adjunto e homologação do secretário-controlador, por exemplo, será feito pelo sistema, sem a necessidade de impressão.

O envio dos produtos aos órgãos estaduais correspondentes também passará a ser realizado pelo SIGA-DOC, e não mais de forma física, o que vai proporcionar economia com impressão e transporte (abastecimento de combustível dos veículos oficiais) para entrega dos trabalhos, bem como agilidade nas análises da CGE.

Por enquanto, em uma fase de transição, a CGE ainda receberá, das secretarias estaduais, os processos físicos para serem digitalizados no SIGA-DOC. Mas, em breve, os órgãos estaduais terão de enviar os processos à CGE somente pelo sistema oficial.

Para a inserção dos produtos no sistema, a CGE criou grupo de trabalho interno envolvendo representantes de diversos setores, tais como Gabinete, Núcleo de Gestão Estratégica para Resultados (Nger) e Superintendência de Inteligência, com o auxílio da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), responsável pela administração do sistema.

“O esforço conjunto de implantação é uma diretriz da alta gestão da CGE na busca pela eficiência administrativa”, destaca o secretário-controlador geral do Estado, Emerson Hideki Hayashida.

Segundo o superintendente de Inteligência da CGE-MT, Aprígio Guilherme Miranda de Freitas, o trabalho durou quatro meses e envolveu atividades como revisão da tabela de temporalidade de documentos da Controladoria e elaboração do fluxo e dos modelos dos processos do órgão de controle no SIGA-DOC.

Apesar de a utilização do sistema estar em andamento, a CGE finaliza portaria, a ser publicada nos próximos dias no Diário Oficial, para disciplinar o trâmite dos produtos de auditoria e controle preventivo pelo SIGA-DOC. Também foi elaborado tutoral de como os auditores devem proceder. 

A próxima etapa dos trabalhos já está em andamento para implantação dos produtos das demais áreas finalísticas da CGE (Ouvidoria, Transparência, Corregedoria e Integridade) no sistema.

Ligiani Silveira | CGE-MT